Randevuya gelmeyen müşteriler: SMS hatırlatmayla kaybı azaltmak

Randevuyla çalışan işletmelerde boş geçen bir saat telafi edilemez. Kuaförde, diş kliniğinde ya da danışmanlık ofisinde randevusuna gelmeyen müşteri, o saati başka birine verme fırsatını da ortadan kaldırır. Bu yazıda gelinmeyen randevuların sık görülen nedenlerini ve bu kaybı azaltmak için uygulayabileceğiniz adımları anlatıyoruz.

Müşteriler randevularına neden gelmez?

Gelinmeyen randevuların çoğu kötü niyetten kaynaklanmaz. En sık karşılaşılan nedenler şunlardır:

• Unutmak. Randevu iki hafta önce alındıysa müşteri tarihi karıştırabilir.
• Haber vermenin zor olması. İptal etmek için aramak gerektiğinde müşteri bu adımı erteler ve sonunda hiç aramaz.
• Planların değişmesi. İş, okul ya da aile programı değiştiğinde randevu geri planda kalır.

Bu nedenlerin ilk ikisi doğrudan çözülebilir. Üçüncüsünde ise boşalan saati hızla yeniden doldurmak önem kazanır.

Hatırlatmayı ne zaman göndermelisiniz?

Hatırlatma mesajının zamanı işinize göre değişir. Kuaför ve güzellik salonlarında randevudan bir gün önce gönderilen mesaj çoğu zaman yeterlidir. Klinik ve danışmanlık randevularında bir gün önce ve randevu sabahı olmak üzere iki hatırlatma daha iyi sonuç verebilir. Çok erken gönderilen hatırlatma unutulur, çok geç gönderilen hatırlatma ise müşteriye planını değiştirecek zaman bırakmaz.

Mesajda neler yer almalı?

İyi bir hatırlatma mesajı kısa ve nettir. Mesajda şu bilgilerin bulunması yeterlidir:

• İşletmenin adı
• Randevunun günü ve saati
• Gerekirse adres ya da yol tarifi bağlantısı
• Randevuyu iptal etmek ya da ertelemek için bir bağlantı

Sağlık ve danışmanlık hizmetlerinde mesaja tedavi ya da görüşme konusu yazılmamalıdır. Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Mesajı başka biri görse bile kişinin mahremiyeti korunmalıdır.

İptali kolaylaştırın

İptali kolaylaştırmak ilk bakışta ters bir öneri gibi görünebilir. Oysa müşterinin randevusunu bir bağlantıyla iptal edebilmesi, saatin boşaldığını önceden öğrenmenizi sağlar. Böylece o saati başka bir müşteriye verebilirsiniz. Haber verilmeden boş kalan saatte bu fırsat kaybolur.

Online randevu boş saatleri doldurur

Boşalan saatin yeniden dolması için müşterilerin o saati görebilmesi gerekir. Online randevu sayfası bunu sağlar. Bir müşteri iptal ettiğinde saat yeniden açılır ve başka bir müşteri bu saati telefon açmadan alabilir. Telefonla çalışan işletmelerde aynı saatin dolması için çoğu zaman tek tek arama yapmak gerekir.

Gelinmeyen randevuları kayıt altına alın

Hangi müşterilerin, hangi gün ve saatlerde randevularına gelmediğini kayıt altına almak önemlidir. Bu kayıtlar sayesinde sık sık gelmeyen müşterilere farklı bir kural uygulayabilirsiniz. Örneğin bu müşterilerden randevularını bir gün önce onaylamalarını isteyebilirsiniz.

Randevu takip programımız

Randevu takip programımız online randevu, SMS hatırlatma ve kolay iptal özelliklerini bir araya getirir. Kuaförler, diş klinikleri ve diyetisyenler için hazırladığımız sayfalarda programın işinize nasıl uyduğunu inceleyebilirsiniz.